LAS CARTAS luisa Espinoza 10º5

 LAS CARTAS

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.

 Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. 

Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto. Véase el numeral 4.5.8.1.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

 La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: 

- tratar un solo tema por comunicación; 

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés;

 - redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;

 - emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

 - utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y 

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión. 

UTILIZACIÓN DE LA CARTA 

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

 - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; 

- regular o aclarar una situación;

 - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; 

- dar respuesta a una comunicación recibida;

 - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; 

- solicitar detalles sobre un asunto determinado; 

- impugnar o corregir una situación; 

- confirmar eventos ocurridos o pendientes; 

- solicitar o remitir información, documentos u objetos; 

- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; 

- felicitar, invitar o convocar, y 

- hacer llamados de atención, entre otros. 

 CLASES DE CARTAS U OFICIOS 

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: 

- organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; 

- oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y

 - personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal. 

PARTES DE LA CARTA 

5.4.1 Código 

Véase el numeral 4.5.2.

 5.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboración 

Véase el numeral 4.5.3.

 5.4.3 Destinatario

 A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.

 Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. 

Está conformado por los siguientes componentes:

 5.4.3.1 Denominación o título académico Se escribe en la primera interlínea libre. Véase el Anexo A (Informativo). 

5.4.3.2 Nombre del destinatario Se ubica en la segunda interlínea libre.

 5.4.3.3 Cargo Se ubica en la tercera interlínea libre.5.4.3.4 

Organización 

Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

 En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. 

Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente. 

5.4.3.5 Dirección

 De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.

 Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.

 5.4.3.6 Nombre del lugar de origen 

Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.

 5.4.3.7 País 

Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

 Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida. 

EJEMPLO 1 

Doctor

 GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ

 Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnológico

 Calle 57 43-19 

Armenia, Quindío 

EJEMPLO 2 

Ingeniera 

BEATRIZ HELENA CAICEDO VÉLEZ 

Gerenta de Producción Química Nacional Ltda.

 Carrera 26 63-32 

Santiago de Cali, Valle del Cauca

EJEMPLO 3 

Señor MICHEL MAURIAC 

Président-Directeur Général

 AMSDE

 26 Avenue de Verdun 

33089 Bordeaux-Cedex 

Francia 

EJEMPLO 4

 Señor ANDRÉS URRESTA RÚA

 Director Administrativo 

La Nacional de Seguros 

Casilla 1289 

Quito, Ecuador 

EJEMPLO 5 

Ingeniero JORGE SÁNCHEZ

 Coordinador de Informática 

Dow Chemical Colombia 

Fax (5) 315 48 90 

Barranquilla, Atlántico 

5.4.4 Asunto 

Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta sección, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral 4.5.5. 

5.4.5 Saludo 

Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto. Si se desea utilizar los saludos más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

 5.4.6 Texto 

Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafos y para efectos de redacción y presentación véase el numeral 5.1. 

5.4.7 Despedida

 Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo). 

5.4.8 Remitente y firmas responsables

 Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

 La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido

.5.4.9 Líneas especiales 

Véase el numeral 4.5.8. 

5.4.9.1 Anexos Véase el numeral 4.5.8.1. 

5.4.9.2 Copias Véase el numeral 4.5.8.2.

 5.4.9.3 Identificación del transcriptor Véase el numeral 4.5.8.3. 

5.4.10 Páginas subsiguientes Para su presentación véase el numeral 

4.5.1. Se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo. 

EJEMPLO 

Margen izquierdo                                                                            Margen derecho

 Ingeniero Luis Castañeda Londoño  

Cartagena, 17 de agosto de 2005                                                              2 

Señora Claudia B. de Montoya         05-08-17                                         2

 Doctor Carlos Alberto Sandoval       41225                                            2